Comment diriger un rendez-vous client ?

15 mai 2021
Devenir wedding designer par Pastel Creatif

Les rendez-vous client sont indispensables pour connaître les attentes et les exigences de vos mariés. Il vous sera donc nécessaire de savoir comment les diriger afin de réunir les informations nécessaires à l’élaboration du projet. Dans cet article, nous détaillerons quelques notions importantes de la relation client dans notre métier de wedding designer.

Le lieu du rendez-vous

Formation wedding designer biarritz

Les lieux des rendez-vous peuvent être divers, le principal est qu’il convienne autant à vous qu’à vos clients.

Votre bureau professionnel

L’entretien peut avoir lieu dans votre bureau professionnel si vous en détenez un. Son avantage : un endroit calme, confortable, et neutre, dans lequel vous avez accès à internet ainsi qu’aux catalogues de vos prestataires. Toutefois le couple pourrait avoir du mal à se projeter en ce qui concerne la scénographie du lieu n’étant pas immergé dans celui-ci. Dans ce cas, vous utiliserez certainement des photos du lieu, ainsi que des schémas pour illustrer vos propos.

Sur le lieu de réception

Wedding design Château Clair de Lune, Biarritz

Si vous choisissez de faire le rendez-vous avec vos clients sur le lieu de leur mariage ils parviendront plus facilement à se projeter. Vous pourrez également poser des questions directement au propriétaire afin d’avoir un échange plus rapide sur des questions de logistique ou technique. Ce type de rendez-vous a malgré tout ses limites, car les propriétaires reçoivent souvent des futurs mariés en visite du lieu, et entretiennent la propriété régulièrement ce qui peut causer quelques nuisances à votre entretien. A utiliser donc avec parcimonie.

Au domicile du couple

Le rendez-vous peut également  être pris directement chez les futurs mariés (si cela est faisable en terme de distance), ce qui vous permettra de découvrir leur environnement, leurs goûts, leur style, leurs passions.

Café, salon de thé, hôtel

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Il est aussi possible de rencontrer les clients dans un café, salon de thé, ou un hôtel. Il est nécessaire que le lieu soit relativement calme et neutre. Assurez-vous de l’accès Wi-Fi ou prévoyez une connexion internet entre votre téléphone et votre ordinateur.

Cette solution est intéressante pour que les clients et vous-mêmes parcouriez une distance égale de trajet. Cela permet aussi d’être détendu autour d’un café et/ou quelques gourmandises. Cela contribue à la convivialité de l’entretien. Vous pourriez éventuellement offrir le café aux clients ce qui ne manquera pas de les toucher.

L’inconvénient ici pourrait être le problème de prise de courant pour recharger votre ordinateur ou téléphone, des voisins de table bruyants, la limite horaire.

Qualité essentielle : l’écoute

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Lors d’un rendez-vous, il est primordial d’être à l’écoute de ses clients. Vous devrez être attentif à leurs propos afin de cerner ce qui compte pour eux dans leur mariage et leurs attentes liées à la scénographie.

Il sera également important de reformuler leurs questions et leurs demandes pour être sur la même longueur d’onde. Les clients ne connaissant pas le vocabulaire technique du domaine du mariage, vous illustrerez vos idées par des visuels (couleurs, fleurs, formes…). Il sera donc indispensable d’échanger avec précision sur le thème, le style, l’ambiance ou encore les couleurs souhaitées. Vous devez limiter votre temps de rendez-vous en précisant le créneau à l’avance à vos futurs mariés, ce qui vous permettra de vous concentrer sur les points essentiels, de rentabiliser votre temps. Vous pourriez vous prévoir un plan de discussion mentionnant les sujets à aborder. N’hésitez pas à proposer aux mariés de revenir sur une question plus tard si celle-ci est anticipée. C’est à vous de diriger le rendez-vous. Ecouter signifie que vous avez préparé les questions à poser, écoutez attentivement leurs réponses, et leur faites parfois redéfinir des éléments (reformulation).

Outil essentiel : les supports visuels

Mariage en hiver au Château Gassies

Les supports visuels tels que les croquis, ou les planches d’inspirations vous aideront à présenter vos propositions aux futurs mariés. Ainsi aidés par les images et leurs légendes ils pourront se projeter. Les supports visuels sont essentiels lors un rendez-vous client. Ils leur permettent de clarifier l’idée qu’ils se font de la scénographie, de l’espace occupé par les éléments de décoration et de l’harmonie de la palette colorée. Ils contribuent à mettre en images les propositions du wedding designer. Les futurs mariés attendent ce moment avec impatience car ils ont un support sur lequel ils peuvent se référer.

 

La prise de note

 

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Lors de vos rendez-vous, qu’ils soient physiques, téléphoniques ou par visioconférence vous devez prendre des notes de toutes les informations que vous donneront vos futurs mariés. Vous pourrez ainsi noter le degré d’importance des souhaits et attentes. Pour la prise de vos notes, vous pouvez utiliser le support qui vous est le plus agréable. Si vous êtes plutôt papier, choisissez un carnet avec les pages reliées afin de ne perdre aucune annotation. Nous vous recommandons d’utiliser systématiquement la même méthode de prise de notes pour vos rendez-vous afin de ne pas perdre de temps à les chercher. Aussi, pensez à dater les nouvelles informations pour être à jour.

Les suites du rendez-vous

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A la fin du rendez-vous client il vous faudra récapituler, résumer avec eux toutes les idées importantes évoquées pendant cette rencontre. Ainsi vous vérifiez ensemble l’exactitude des informations et êtes certain d’avoir abordé les sujets relatifs au projet.

Vous détaillerez les étapes suivantes afin de les rassurer sur les délais des prochaines entrevues. De votre côté, vous devrez vous créer un rétroplanning pour noter les futurs rendez-vous à effectuer avec les prestataires, la visite technique, et les prochains rendez-vous avec les mariés. Vous pourrez créer tout ça avec Google Agenda par exemple, qui vous permettra de synchroniser vos rendez-vous entre vos différents appareils. Vous pourrez également y mettre des rappels, des liens, et des pièces jointes.

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En résumé

Le premier rendez-vous avec vos mariés sera votre première rencontre, le deuxième correspondra à la présentation du projet chiffré et illustré, quant au 3ème rendez-vous à J-1 mois permettra de récapituler ce qui concerne la logistique, le planning, les quantités des fournitures (mobilier, art de la table, fleurs).

Les rendez-vous clients doivent avoir une date fixe et des objectifs précis pour ne pas vous éparpiller et perdre un temps précieux. Si vous avez besoin d’échanger avec vos clients hors rendez-vous, privilégiez l’échange par mail ou éventuellement l’appel téléphonique. Il est déconseillé de communiquer par sms ou par des applications de discussions instantanées qui pourraient vous amener à une perte d’informations.

A très vite pour d’autres articles utiles aux wedding designers !

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